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アンケート調査の概要

Tebiki株式会社が運営するWebメディア「現場改善ラボ」は、製造業に従事する方々を対象に「ペーパーレス化推進状況に関する実態調査」を実施しました。この調査は、製造業が抱える紙文書の処理による生産性低下の問題を浮き彫りにするとともに、ペーパーレス化の進捗状況やその課題についても詳細に分析することを目的としています。

調査対象は、現場改善ラボの会員で製造業に従事する143名であり、調査期間は2024年8月19日から8月23日までの5日間でした。調査手法は、メールおよびアンケートフォームを用いたインターネット調査です。この方式は、短期間で多くのデータを収集できるため、製造業の様々な現場からの意見を反映することが可能となっています。

調査結果は、製造業におけるペーパーレス化の必要性や、実際にどの程度の企業がペーパーレス化に取り組んでいるのかを明確に示しています。ペーパーレス化の進展状況とその効果を具体的に理解することは、企業が今後の業務改善にどのように取り組むべきかを考える上で重要です。

アンケート調査の結果

調査結果の中で特に注目すべきは、製造業において約83%の企業が紙文書の使用による生産性の低下を実感しているという点です。また、企業の約66%は、紙文書の処理に月に6時間以上も費やしていると回答しています。これは、製造業の現場がまだ多くの時間を紙文書の処理に取られていることを示しており、ペーパーレス化の必要性を訴える根拠となるデータです。

さらに、製造現場で頻繁に使用されている紙文書の種類としては、「製造日報や点検表」などの現場帳票が最も多く、全体の43%を占めています。これらの帳票が主にどのように使われているかに注目することで、ペーパーレス化における優先順位を明確にし、具体的な改善策を考えるヒントが得られます。

ペーパーレス化の取り組みに関しては、「生産性改善や業務プロセスの効率化」が41%を占め、最も多い目的として挙げられました。これは、単なるコスト削減を超えた、業務の質を向上させるための重要なアプローチであることを示しています。ただし、ペーパーレス化に成功している企業は全体の約24%に過ぎず、取り組んでいるものの成果が出ていない企業が約27%を占めています。このことから、ペーパーレス化の道のりは簡単ではないという現実が浮かび上がります。

調査の中では、ペーパーレス化の必要性が社内で認識されていない、業務内で紙を使用する場面が多い、といった理由が、取り組みが進まない主な要因として挙げられました。また、新しいシステムに慣れることに抵抗を持つ従業員も多く、それがペーパーレス化の障壁となっていることが明白です。

アンケート調査の活用法

この調査結果は、ビジネスシーンにおいてペーパーレス化を進めるための貴重なデータとして活用できます。製造業に従事するビジネスマンや法人経営者、マーケティング担当者にとって、次のような活用法が考えられます。

まず、ペーパーレス化の優先度を明確にすることです。調査結果から見えたように、製造日報や点検表などの現場帳票は、ペーパーレス化に取り組む際の優先対象として挙げられています。企業はこれらの帳票を最初に電子化することで、業務の効率化を図ることができます。

次に、従業員への教育とコミュニケーションが不可欠です。調査からは、従業員の中には新しいシステムへの抵抗感があり、その理由として「慣れ親しんだ従来の方法の変化に対する抵抗」が挙げられました。従業員がペーパーレス化のメリットを理解し、スムーズに移行できるような教育プログラムの構築が求められます。この際、具体例や成功事例を交えることで、より実感を伴った理解を促すことができます。

さらに、ペーパーレス化の成功事例の収集と分析も重要です。成功している企業の取り組みを参考にし、自社の業務プロセスにどう適用できるかを検討することで、ペーパーレス化の成功率を高めることができます。実際の事例を学ぶことで、具体的なアクションプランを策定する際の指針となり、抵抗感を軽減する効果も期待できます。

最後に、ペーパーレス化を進めるためのツールやシステムを導入することが考えられます。調査結果からは、適切なツールの導入がペーパーレス化の成功に繋がることが示唆されています。企業は、特に記録やデータの可視化・分析が容易に行えるクラウドサービスなどの導入を検討し、業務を効率化する手段を積極的に取り入れていく必要があります。

以上のように、調査結果を通じて得られた情報を活用することで、製造業の企業はペーパーレス化を進める上での課題を明確にし、戦略的に取り組むことが可能となります。ペーパーレス化は業務の効率化だけでなく、企業全体の生産性向上にも寄与するため、今後の成長戦略に明確に位置付けるべきテーマと言えるでしょう。