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アンケート調査の概要

今回の「総務の評価についての調査」は、株式会社月刊総務が実施したもので、全国の総務担当者を対象に行われました。この調査は、評価制度が総務部門の仕事をどれほど適切に反映しているか、また総務の業務に対する適正評価の実感や目標管理の難しさについて、回答を収集する目的で行われました。調査は2024年9月10日から9月17日までの期間にWebアンケートを通じて行われ、138名の総務担当者から有効回答が得られています。こうした調査は、今後の評価制度の見直しや組織の成長に生かすための貴重なデータとなるでしょう。

調査内容には、総務の仕事が適正に評価されているか、目標設定における課題、キャリアパスの明確さ、業務の明文化状況などが含まれています。これにより、企業が抱える総務部門に関するさまざまな問題点や改善点を可視化することができます。結果は今後の総務評価に資するだけでなく、働き方改革や業務改善の施策を検討する際の参考材料となります。

アンケート調査の結果

調査結果によれば、総務の仕事が適切に評価されていないと感じている担当者が7割以上に上ることが分かりました。この結果は、評価制度が総務の多様な業務を反映できていないことを示唆しています。また、総務が自発的に評価されていると感じる割合は約4割にとどまり、多くの担当者が評価の仕組みに納得していない実情が浮かび上がりました。

さらに、8割以上の調査参加者が目標管理の難しさを実感していると回答しており、その理由として「定量的な指標が設定しにくい」ことが挙げられています。具体的には、業務内容が多岐にわたるため、評価が難しく感じられていることが明らかになりました。特に、社内問い合わせ対応や文書管理、健康管理など、定量化が難しい業務が多いことが影響しているとされています。

また、役職が低い担当者ほど自己評価が低い傾向が見られました。これは、評価される立場の人が評価される仕組みに対する納得感が薄いことを反映しており、キャリアパスの不明確さや目標設定の難しさが指摘されています。自己評価の低さは、役職の低さに起因していると思われ、組織内の評価文化に関する問題も浮き彫りにしました。

さらに、エンゲージメント向上に向けて「定期的な面談」が重視されていることも特徴的でした。具体的なフィードバックやチーム全体での目標共有が求められている状況から、評価制度の改善が組織のエンゲージメントにも影響を及ぼすことが伺えます。

アンケート調査の活用法

この調査の結果は、企業の総務部門の評価制度や業務改善において重要な洞察を提供します。具体的な活用法を考えると、以下のポイントが挙げられます。

まず第一に、評価制度の見直しです。総務の仕事が適正に評価されていると感じている担当者が少ないことから、評価基準や指標を再検討する必要があります。特に、業務の定量化が難しいことが課題として浮かび上がっているため、定量的評価を行うための指標を新たに設定するか、定性的評価を取り入れることでバランスを取ることが求められます。

次に、目標設定の方法を見直すことも重要です。「目標を具体的なタスクに分解する」方法が多くの担当者に支持されていることから、早速そうしたアプローチを導入することで、目標設定の難しさを軽減できます。業務内容に合った柔軟な目標管理体制を構築し、定期的なフィードバックの実施も行うことで、担当者の成長を実感させる環境を作ることができます。

また、キャリアパスの明確化と業務内容の明文化も重要なポイントです。自身のキャリアを明確に理解できていない担当者が多く見られるため、キャリア支援制度と業務の透明化を進めることで、従業員のモチベーションを向上させることができます。

さらに、エンゲージメント観点からは、定期的な面談やフィードバックが重視されていますので、社内におけるコミュニケーションの強化を図ることが重要です。チーム全体での目標を共有すると共に、個々の成果を真摯に評価する文化を根付かせることが、長期的な生産性向上に寄与するでしょう。

総じて、本調査の結果を基にした一連の施策は、総務部門の適正評価とキャリア形成を改善するための出発点となり、企業全体における生産性とエンゲージメントの向上に寄与することが期待されます。