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アンケート調査の概要

プレスリリースで行われた調査は、株式会社うるるが提供する公的機関向け調達サービス「調達インフォ」を利用する調達業務担当者を対象に実施されました。この調査は2023年7月から8月にかけて行われ、188件の回答を得た結果、各項目において先着の有効回答数が50件に設定されていました。調査の目的は、「調達インフォ」の導入が調達業務の効率化にどのように寄与しているか、特に仕様書作成プロセスにおける課題を明らかにし、その解決策としての新機能の効果を測定することでした。

公的機関における調達業務は、公共の資金を使って物品やサービスを調達するため、透明性と効率性が求められます。しかし、調達業務の過程で発生する多くの課題、特に仕様書作成の複雑さや情報収集の手間が、調達担当者にとって大きな負担となっていました。この背景を受け、「調達インフォ」が提供する生成AIを用いた「仕様書作成支援機能」の開発が進められました。

今回のアンケート調査では、過去の調達業務に要した時間や工数、仕様書作成に関する課題、そして新機能への期待が重点的に調査されました。これにより、調達業務の効率化がどれほどの効果をもたらしているかを測定することを目的としています。

アンケート調査の結果

調査の結果、調達業務担当者の約8割以上が「仕様書を簡単に作成できるサービスを期待する」と回答しました。これは公的機関が抱える調達課題、特に仕様書作成に関する悩みが非常に多いことを示しており、約7割の相談がこの仕様書作成に関連していることも明らかになりました。この結果から、調達業務における最も重要なニーズの1つである仕様書作成の簡素化が求められていることが分かります。

さらに、調査を行った公的機関の調達担当者の多くは、「調達インフォ」の導入により、調達業務に費やしていた時間が1案件あたり平均約10時間も削減できたと報告しています。この効率化は、具体的には過去の情報へのアクセスのしやすさや、他機関の仕様書を参考にすることで実現されるものです。特に、東京都立川市の事例では、「調達インフォ」を活用することで数時間で情報収集を完了し、業務の大幅な改善が実現されたとされています。

全体として、調達業務の効率化は、時間だけでなく、業務の質の向上にも寄与しています。この調査を通じて、「調達インフォ」の新機能が公的機関の調達業務において有用であることが強く示されました。

アンケート調査の活用法

このアンケート調査の結果は、今後の「調達インフォ」の改善や次に提案する機能開発に役立てられます。具体的には、以下のような活用法が考えられます。

まず、調査結果を基に、調達業務の担当者が直面する具体的な課題やニーズを分析することで、より効果的な支援プログラムを企画することができます。調査結果から、仕様書作成に特に重点を置いた新機能の開発が求められていることが明らかとなったため、今後は、さらに使いやすい機能やサポートを提供し、担当者の業務を軽減する方向に進むべきです。

次に、取得したデータを基にマニュアルやトレーニングプログラムを見直すことで、公的機関の職員への教育に活用することも可能です。具体的には、調達業務に必要な知識を習得するためのセミナーやワークショップを定期的に開催し、実際の導入事例を共有することで、他機関の成功事例を参考にした調達戦略の構築を支援することができます。

また、調査結果を公的機関の調達業務に関与するステークホルダーに対して報告することも非常に重要です。この報告を通じて、調達業務にかかわる全ての関係者が調査結果を共有し、協力して業務改善を進めていくための基盤を築くことができます。特に、業務の効率化が期待される分野を明らかにすることで、関係者の理解を得やすくし、より円滑な業務運営につなげることが期待されます。

さらに、ユーザーのフィードバックを元に機能の改良を重ねることで、ユーザーエクスペリエンスを向上させることができます。これにより、不満を減らし、ユーザーがさらに「調達インフォ」を積極的に活用する動機づけにもつながるでしょう。

最後に、調査結果を外部に開示することで、「調達インフォ」の存在意義や利便性を広く伝え、新たなクライアント獲得の機会を創出することも考えられます。公的機関の調達業務の効率化を実現するため、実績や効果をアピールし、高評価を得ることができれば、新たな導入機関の増加が期待できます。

以上のように、今回のアンケート調査の結果は多面的に活用することができ、公的機関の調達業務における効率化やサービスの向上に寄与することが期待されます。